¿Qué documentos debes conservar por si el SAT te revisa?

En México, el cumplimiento fiscal no termina cuando presentas tus declaraciones. La obligación de conservar documentación comprobatoria es parte fundamental de la contabilidad formal y muchas veces se pasa por alto… hasta que el SAT toca la puerta.

Ya sea que seas persona física con actividad empresarial, profesional, arrendamiento o seas representante de una pyme, es fundamental conocer qué documentos debes guardar, por cuánto tiempo, y por qué pueden ser solicitados.

¿Por qué es importante conservar documentación fiscal?

La legislación fiscal mexicana establece que el SAT tiene la facultad de ejercer sus facultades de comprobación durante los últimos cinco años fiscales. Esto quiere decir que puede pedirte información de años atrás, y si no puedes demostrar lo declarado con documentos, podrías ser sujeto de:

• Multas por incumplimiento

• Rechazo de deducciones

• Recaracterización de operaciones

• Incluso, delitos fiscales si se presume simulación

  
  

En otras palabras: la mejor defensa es una buena organización.

Documentos que debes conservar y por cuánto tiempo

1. Facturas electrónicas (CFDI)

Todas las facturas emitidas y recibidas deben ser conservadas, tanto en formato XML (el válido ante el SAT) como en PDF.

• ¿Por cuánto tiempo?: 5 años

• ¿Cómo guardarlas?: De preferencia clasificadas por año, tipo de ingreso o proveedor, en la nube y con respaldo físico o externo.

• ¿Por qué?: El SAT puede revisar el detalle de tus operaciones electrónicamente y compararlo con tus declaraciones.
  

2. Declaraciones fiscales presentadas

Incluye tanto las mensuales como las anuales: ISR, IVA, DIOT, pagos provisionales, declaraciones complementarias, etc.

• ¿Qué conservar?: Acuses de envío, líneas de captura, pagos efectuados, correos de confirmación (si aplica).

• ¿Por cuánto tiempo?: 5 años

• ¿Recomendación?** Crear una carpeta por ejercicio fiscal con todos los archivos relacionados.
  

3. Contabilidad electrónica (si estás obligado)

Desde 2015 muchas personas físicas y morales están obligadas a llevar contabilidad electrónica. Esto incluye:

• Catálogo de cuentas

• Balanzas mensuales

• Pólizas contables digitalizadas (si tienes obligación)

• Auxiliares

• ¿Por cuánto tiempo?: 5 años

• ¿Por qué?: Estos archivos deben coincidir con lo declarado. El SAT puede pedirlos en una revisión electrónica o incluso automáticamente en tu buzón tributario.
  

4. Contratos y documentación soporte

Aunque no se presentan directamente ante el SAT, son esenciales en caso de que debas justificar la naturaleza de una operación. Incluye:

• Contratos con clientes o proveedores

• Recibos de nómina (si eres patrón)

• Estados de cuenta y comprobantes de transferencias

• Documentación de préstamos, inversiones o adquisiciones importantes.
  

5. Comunicaciones con el SAT

Todo lo que recibas en el Buzón Tributario, por correo electrónico certificado o durante auditorías debe ser resguardado. También es importante conservar las respuestas o aclaraciones que hayas hecho.

• ¿Por qué?: Porque forman parte del expediente fiscal y te ayudan a demostrar buena fe y cumplimiento en caso de futuras observaciones.
  

Recomendaciones prácticas para organizar tu información.

1. Digitaliza todo lo físico: y respáldalo en al menos dos ubicaciones (ej. computadora + nube).

2. Clasifica por año fiscal y tipo de documento.

3. Establece un calendario anual de revisión para validar que todo esté en orden.

4. Trabaja con un contador o asesor confiable que documente correctamente tus operaciones.
   

Conclusión

Conservar tu documentación fiscal no es una tarea burocrática: es una herramienta de defensa. Una empresa o persona física bien organizada reduce riesgos, evita sanciones y mejora su estabilidad financiera.

En un entorno donde la fiscalización digital es cada vez más ágil y automática, contar con los archivos correctos y en orden es la diferencia entre operar con tranquilidad… o enfrentar consecuencias innecesarias.